Nuestra labor profesional implica mantener comunicación constante con nuestros clientes y atender las llamadas telefónicas o mensajes por whatsapp son cosa de todos los días, sin embargo, es muy importante que tengas ciertos protocolos para atender a tu cliente por estos medios. Te comparto algunas ideas para que las consideres en tus próximas llamadas o mensajes.

Cuando tú llamas

1) Prepara tu llamada

Si no agendaste la llamada, pregunta si es buen momento para hablar y que serás muy breve. Es sumamente importante que antes de realizar la llamada tengas el objetivo de ella y puedas ser concreto.

2) Actitud

Realiza la llamada de pie, esto ayuda a que el diafragma, donde se siente y se externa la voz, se abra y permita mayor fluidez y un mejor tono. Si te encuentras sentada, éste se oprime y no permite mayor impacto en la voz. Recuerda sonreír mientras hablas, una buena sonrisa se transmite hasta por teléfono, ¡practícalo!

Cuando la recibes

1) Avisa si no es buen momento

Si te encuentras en una reunión con otro cliente y esperas esa llamada, infórmale a tu cliente presente con anticipación, de lo contrario busca la oportunidad para regresar la llamada lo antes posible.

2) Escucha empática

La empatía es ponerse en los zapatos de la otra persona, por lo que escuchar empáticamente quiere decir que estás totalmente concentrada en lo que tu cliente quiere comunicarte en ese momento. Muchos expertos recomiendan que siempre tengas a la mano una libreta y pluma para anotar lo que tu cliente te está comentando.

3) Cuida tu humor

El enojo, la ira o el mal humor, son estados de ánimo que se reflejan en una llamada telefónica, así que si es necesario coméntale a tu cliente que le regresarás la llamada y tómate unos minutos para relajarte, si puedes siéntate cómodamente relaja brazos y piernas y respira profundo para poder continuar con tu día.

Consejos prácticos:

  • Si el tema es importante, es más recomendable agendar una cita para atenderlo.
  • Si la llamada se corta, la forma adecuada es que el que realizó la llamada sea el que la regrese y evita amiguismos innecesarios.
  • El saludo es importante, el identificador de llamadas te ayudará a que respondas con un saludo más personalizado.

¿Qué tanto sentido te hacen estos consejos, te gustaría compartirnos tus experiencias?


 

Autor

Jorge Letayf

Director de Mercadotecnia RE/MAX México

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