Las juntas de trabajo deben de ser consideradas como una de las actividades más importantes en tu oficina ya que de esta forma podrás conocer los proyectos de todos tus compañeros y sobre todo los de la oficina como tal. Sin embargo una junta mal organizada puede convertirse en un martirio para los asistentes y voltearse a una actividad sumamente tediosa considerada una pérdida de tiempo.

Con el fin de que esto no suceda te comparto algunos consejos para tener juntas exitosas y eficientes. Lo primero que debes de hacer para planear tu junta es dividirla en 3 etapas: Antes, Durante y al final.

ANTES

  1. Temas: Define solamente los 3 temas más importantes que se deben de revisar durante la junta.
  2. Tiempo: Tu junta no debe de tardar más de una hora y si quieres sorprender a los participantes termínala un poco antes.
  3. Comparte: envía un correo a los participantes con los temas que se revisarán en junta y pregúntales si quieren que se revise alguna otra cosa. No olvides mencionar la hora y fecha de la reunión, de ser posible apóyate de las notificaciones de calendario de las aplicaciones para celulares.

Durante

  1. Puntualidad: El no empezar las juntas en la hora prevista es uno de los factores que más afectan a ver esta actividad como negativa así que entre todos los involucrados busquen algunas consecuencias para los que lleguen tarde.
  2. Celulares: Coloca una caja en la entrada donde todos pueden colocar sus celulares, esto definitivamente hará la junta más ágil y sin interrupciones.
  3. La regla de “los 3 rebotes”: Los expertos recomiendan que los temas que den más de 3 vueltas entre participantes se deben de tratar en otra junta solamente con los involucrados.
  4. El capitán: Al iniciar cada junta se designa al capitán de esa reunión y será el encargado de que las discusiones de los temas no se salgan de rumbo.
  5. El Escribano: También deberán de elegir a la persona que se encargue de anotar todos los acuerdos y a los responsables.

Al Final

1) Responde estas 3 preguntas:

  1. ¿Qué acciones vamos a hacer?
  2. ¿De quién es la responsabilidad de hacerlas?
  3. ¿En qué tiempo se van a hacer?

Y esta información se debe compartir con todos los asistentes de la junta.

También te quiero compartir esta infografía que puedes imprimir y colgar en tu sala de juntas para que todos tomen conciencia de la importancia de tener juntas efectivas, la puedes descargar dando click AQUÍ.

Compártenos cómo organizas tus juntas para que sean altamente productivas.


 

Autor

Jorge Letayf

Director de Mercadotecnia RE/MAX México

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